Comment fonctionne un centre de collecte des demandes de visas ?

Le 19 mai 2016, un centre de recueil des demandes de visas a ouvert à Libreville. Il a pour mission de fixer les rendez-vous par le biais d’une procédure en ligne, simplifiée et optimisée, de réceptionner les dossiers, les données biométriques et les formulaires de demande de visa, de les transmettre au Consulat, et, in fine, de restituer les passeports aux usagers.

Le Consulat Général conserve cependant la compétence d’instruction des demandes et d’octroi des visas.

Mais comment fonctionne un centre de recueil des demandes ?

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L’entrée du centre aux Trois-Quartiers
Crédits : Ambassade de France au Gabon

Etape 1 : La prise de rendez-vous sur Internet

Le demandeur se rend tout d’abord sur le site de TLScontact pour s’inscrire en ligne et demander un rendez-vous. Il renseigne un numéro de téléphone pour être contacté gratuitement par les équipes de TLScontact, afin de fixer la date et l’heure du rendez-vous. Le demandeur dispose, le jour prévu, d’un créneau d’une demi-heure pour se présenter au centre et commencer la procédure.

Etape 2 : L’accueil au centre

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L’accueil du centre de Libreville
Crédits : Ambassade de France au Gabon

Le demandeur se présente à l’accueil du centre le jour de son rendez-vous. Un agent de TLScontact vérifie son passeport, le formulaire de demande, les photos d’identité, etc.
Si le demandeur le souhaite, il peut bénéficier d’une prise en charge privilégiée (dite Premium), contre versement d’un supplément raisonnable. Un numéro lui est ensuite attribué lui permettant ainsi de suivre les différentes étapes du traitement de son dossier.

Etape 3 : Le rendez-vous

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La salle d’attente devant les guichets
Crédits : Ambassade de France au Gabon

Le demandeur est ensuite conduit dans une salle d’attente attenante aux guichets. Des écrans indiquent les noms des personnes appelées ainsi que le numéro de guichet. Pour des raisons de confidentialité, seules les trois premières lettres du nom de famille apparaissent à l’écran.

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Le rendez-vous pour déposer la demande de visa
Crédits : Ambassade de France au Gabon

Une fois au guichet, le demandeur de visa est reçu par un agent. Les boxes sont dépourvus de vitres séparant l’agent et le demandeur dans un souci de confort. Les cloisons sont isolées phoniquement afin d’éviter que les informations confidentielles ne puissent être entendues par des tiers.
Le consulat communique à TLScontact la liste des documents que les requérants doivent réunir lors du dépôt de leur demande de visa. L’agent vérifie que le dossier du demandeur est complet, selon les critères édictés par le Consulat Général de France, et transmet le dossier au consulat pour l’instruction proprement dite de la demande.

Le demandeur s’acquitte enfin des frais de chancellerie (qui seront reversés au Consulat) ainsi que des honoraires perçus par TLScontact.

Etape 4 : Prise de données biométriques

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La prise des données biométriques
Crédits : Ambassade de France au Gabon

L’étape suivante consiste dans la prise des données biométriques. Le centre utilise pour cela des appareils fournis par le Ministère des Affaires Etrangères français garantissant la sécurité des données.

Etape 5 : Sortie du centre

La sortie s’effectue par une porte différente de celle empruntée à l’aller, afin d’éviter tout chassé-croisé. Une enquête de satisfaction est également distribuée, les réponses formulées étant prises en compte pour l’amélioration du service.
Une fois sorti du centre, le demandeur peut suivre l’état d’avancement de sa demande sur le site internet de TLScontact.

Etape 6 : Restitution des passeports

Une fois la demande de visa examinée par le consulat et la décision rendue, les passeports sont renvoyés à TLScontact qui se charge de leur restitution. Chaque passeport est rangé dans une enveloppe scellée, TLScontact n’a donc pas connaissance de la décision du consulat qui garde sa compétence régalienne d’attribution des visas.

Le demandeur est avisé par SMS que son passeport est disponible et peut venir le récupérer selon ses disponibilités. Il convient également de noter que TLScontact ne gère pas les recours en cas de refus, ceux-ci étant traités par le consulat.

Parcours optionnel : Le Premium

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Le salon Premium
Crédits : Ambassade de France au Gabon

Le demandeur peut également, moyennant un supplément, bénéficier du service Premium. Cette option donne accès à un salon privé (avec télévision, café, salle de jeux pour les enfants). Plusieurs guichets et appareils de prise de données biométriques sont dédiés à cet espace, réduisant le temps de passage.

Dernière modification : 15/07/2016

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